Оформление приема на работу

Оформление приема на работу – это вторичная техническая процедура кадрового делопроизводства. Первичным является заключение трудового договора (ст. 61, 67 ТК РФ). Оформление трудовых отношений возможно только на основании заключенного трудового договора. Обязанности работодателя, связанные с оформлением трудовых отношений при приеме на работу, установлены в ст. 68 Трудового кодекса РФ.

1. Издание работодателем приказа о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

 

Требования к приказу о приеме на работу и его бланку законодательством в настоящее время строго не регламентированы. Главным является наличие обязательных для этого документа реквизитов и соответствие условиям трудового договора.

 

До 2013 года была обязательной для применения унифицированная форма приказа о приеме на работу N Т-1 (Т-1а), утвержденная в числе прочих форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Постановлением Госкомстата РФ N 1 от 05.01.2004.

 

Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу. Возможно также внесение организацией изменений и дополнений в унифицированную форму с утверждением их в составе учетной политики организации.

2. Ознакомление работника с приказом о приеме на работу

В соответствии с ч. 2 ст. 67 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в течение 3 дней со дня фактического начала работы.

 

Согласно ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ, при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

 

Помимо локальных актов работник должен быть ознакомлен под роспись с документами организации, которые устанавливает порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области.

3. Проведение вводных инструктажей по охране труда и пожарной безопасности

Вводный инструктаж по охране труда проводится со всеми вновь принимаемыми на работу независимо от их образования, стажа работы по данной профессии или должности.

 

Вводный инструктаж, как правило, проводит инженер по охране труда или лицо, на которое приказом работодателя возложены эти обязанности, по разработанным программам и инструкциям, утвержденным работодателем.

 

О проведении вводного инструктажа по охране труда делается запись в журнале регистрации вводного инструктажа с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего, а также в документы о приеме на работу. 

 

Вводный противопожарный инструктаж проводится со всеми работниками, вновь принимаемыми на работу, независимо от их образования, стажа работы в профессии (должности).

 

Вводный противопожарный инструктаж в организации проводится руководителем организации или лицом, ответственным за пожарную безопасность, назначенным приказом (распоряжением) руководителя организации, по программе, разработанной с учетом требований стандартов, правил, норм и инструкций по пожарной безопасности. Программа проведения вводного инструктажа утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. 

 

О проведении вводного инструктажа по охране труда и пожарной безопасности делается запись в журналах регистрации вводных инструктажей с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего.

4. Оформление работнику трудовой книжки

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ).

 

Приказ (распоряжение) о приеме на работу, является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника. В случае если работник устраивается на работу впервые, то такой документ заводится работодателем.

 

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

 

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

 

По желанию работника в трудовую книжку могут быть внесены сведения о его работе по совместительству. Данные сведения вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего совместительство (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

5. Оформление личной карточки учета и личного дела работника

На вновь принятого работника также оформляется личная карточка по форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ N 1 от 05.01.2004. Работник должен быть под роспись ознакомлен с записями, внесенными в личную карточку.

 

В ней записываются все персональные данные человека: Ф.И.О., год рождения, место рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, образование, награды, воинский учет (звание, категории годности, военкомат, мобилизационное предписание), должность.

 

Сведения в карточке формы N Т-2 обновляются в связи переводами, отпусками, поощрениями, изменениями личных данных работника.

 

Также в организации может быть заведено личное дело работника, если это предусмотрено локальными актами организации.

6. Сообщение в военкомат о приеме на работу военнообязанных

В организации должен осуществляться воинский учет по личным карточкам работников форм N Т-2 и N Т-2 ГС (п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.06.2017 N 754).

 

После того, как с работником заключен трудовой договор, издан приказ и сделаны соответствующие записи в личную карточку о принадлежности к военнообязанным лицам, работодатель в течение 2 недель обязан направить в военкомат данные о новом сотруднике, подлежащем воинскому учету.

 

Уведомление в военкомат о приеме на работу направляется по месту жительства принятого работника. В нем указываются следующие данные: Ф.И.О, дата рождения, воинское звание, военная специальность, сведения о семейном положении и составе семьи, дата трудоустройства, сведения о работодателе, данные специалиста, ответственного за учет военнообязанных. 

7. Выдача работнику копии приказа о приеме на работу

На основании ч. 1 ст. 62 и ч. 2 ст. 68 ТК РФ работник вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче ему копии приказа (распоряжения) о приеме на работу. Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления работодатель обязан безвозмездно выдать работнику надлежаще заверенную копию указанного документа.